Frais professionnels
Les notes de frais, sans papier ni reçu égaré.
Péage, entretien d’un véhicule, dépense en mission : chaque dépense est déclarée avec son justificatif, validée par un superviseur et transmise à la comptabilité.
Chacun son rôle, un seul circuit.
Le collaborateur
Il déclare sa dépense depuis son téléphone, au moment où elle a lieu : catégorie, montant, date et photo ou PDF du justificatif. Il suit ensuite l’état de sa note.
Le superviseur
Il voit le justificatif, approuve ou rejette en indiquant un motif. Avant une absence, il peut déléguer temporairement ses droits à un collègue.
La comptabilité
Elle récupère les notes validées en PDF ou en Excel, avec des rapports au format SYSCOHADA, et retrouve chaque pièce pendant dix ans.
Comment ça marche
Du ticket à l’export, en cinq étapes.
Carburant
- Rechargez
Le wallet de l’entreprise alimente les cartes de vos équipes. - Faites le plein
Le conducteur se présente dans une station partenaire. - Confirmez
La station scanne le QR de la carte, le porteur confirme par un code à usage unique ; le plafond est contrôlé. - Remontée immédiate
La transaction apparaît sur le portail, avec son reçu. - Pilotez
Rapports par véhicule, par conducteur et par période.
Frais professionnels
- Photographiez
Le collaborateur prend le justificatif en photo ou joint un PDF. - Soumettez
Il choisit la catégorie et soumet la note à son superviseur. - Validez
Le superviseur approuve ou rejette, en indiquant un motif. - Exportez
La comptabilité récupère les notes en PDF ou en Excel. - Archivez
Les pièces restent consultables pendant dix ans.
Lire la transcription
Un péage, l’entretien d’un véhicule, une dépense en mission : les frais professionnels s’accumulent.
Et les reçus papier se perdent.
Avec Molina STANDL, le collaborateur déclare sa dépense depuis son téléphone, au moment où elle a lieu, avec la photo ou le PDF du justificatif.
La note part chez le superviseur.
Il voit le justificatif, puis approuve ou rejette en indiquant un motif.
Avant une absence, il peut déléguer ses droits à un collègue.
La comptabilité récupère les notes validées en PDF ou en Excel, avec des rapports au format SYSCOHADA.
Les pièces sont archivées dix ans, comme l’exige l’OHADA.
Et une note supprimée par erreur reste récupérable.
Prochainement, la lecture automatique des tickets relèvera le montant, la date et le fournisseur à partir de la photo.
Molina STANDL : le carburant et les frais professionnels de vos équipes, sur une seule plateforme.
Demandez votre démonstration sur molinamali.com.
Le circuit d’une note, en images.
Déclaration depuis le téléphone, validation motivée, exports pour la comptabilité et archivage : le parcours complet en un film court.
Des pièces que l’on retrouve et que l’on peut contrôler.
Justificatif joint
La photo ou le PDF accompagne la note ; le ticket ne se perd plus entre la mission et le bureau.
Validation motivée
Un rejet indique toujours son motif ; les délégations respectent la séparation des tâches.
Exports comptables
PDF, Excel et rapports au format SYSCOHADA pour le rapprochement.
Dix ans d’archives
Conservation conforme à l’OHADA ; une note supprimée par erreur reste récupérable.
Feuille de route
Ce qui arrive prochainement.
Lecture automatique des tickets
Le montant, la date et le fournisseur relevés sur la photo ; le collaborateur n’a plus qu’à vérifier.
Relance au niveau supérieur
Une note restée sans réponse remonte automatiquement au niveau supérieur.
Questions sur les frais
Quelles dépenses peut-on déclarer en note de frais ?
Carburant, péage, entretien et frais divers. Joignez le justificatif en photo ou en PDF : une note sans pièce risque d’être rejetée.
Qui valide une note de frais ?
Un superviseur, qui approuve ou rejette en indiquant un motif. Il peut déléguer temporairement ses droits à un collègue pendant une absence.
Combien de temps les pièces sont-elles conservées ?
Dix ans, comme l’exige l’OHADA. Une note supprimée par erreur reste récupérable pendant cette durée.
La lecture automatique des tickets est-elle disponible ?
Pas encore : elle est en préparation. Elle relèvera le montant, la date et le fournisseur à partir de la photo, et le collaborateur n’aura plus qu’à vérifier.
Mettons vos notes de frais en ligne.
Une démonstration sur votre circuit de validation réel : qui saisit, qui valide, ce que la comptabilité attend.
- Téléphone : +223 72 16 14 16
- WhatsApp : +223 66 55 51 28
- Siège : Sébénicoro, route nationale 5, Bamako, Mali
- Toutes les façons de nous joindre